Andre Fun Coaching en Therapie
verwerkingsregister
- Benoeming persoonsgegevens
Van mijn cliënten leg ik de volgende persoonsgegevens vast: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mail, geboortedatum.
Ik werk niet met minderjarige cliënten.
Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende verdere gegevens vast: Eventueel eerdere doorlopen coachings-, supervisie- of therapietrajecten en zo ja, welke vorm van begeleiding en met welke doelstelling en resultaat. Indien er sprake is van een doorverwijzing van een huisarts, naam en telefoonnummer van huisarts. Indien er sprake is van een medische behandeling gelieerd aan de begeleiding, bijvoorbeeld medicijngebruik, welke behandeling en welke medicijnen.
Opmerking over het vastleggen van bijzondere persoonsgegevens: Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t. de seksualiteit, of strafrechtelijke gegevens worden bijzondere gegevens genoemd.
Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij u zich op een wettelijke uitzondering kunt beroepen. Indien de gegevens worden verwerkt in het kader van gezondheidszorg, hulpverlening, of sociale dienstverlening is verwerking toegestaan, maar alleen als dat gebeurt door een beroepsbeoefenaar met een beroepsgeheim of andere persoon die aan geheimhouding is gebonden. Deze uitzondering geldt dus op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) ook voor complementaire of alternatieve zorgverleners die zijn geregistreerd bij RBCZ.
Indien dit in overduidelijk belang is van de hulpvraag, doelstelling en begeleiding/behandeling zoals door de cliënt zelf geformuleerd, leg ik mogelijk de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:
Godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t. seksualiteit, mogelijke strafrechtelijke gegevens.
Ik bewaar geen Burger Service Nummer (BSN).
De hulpvraag, de achtergrond van de hulpvraag en de doelstellingen van het coachings-, supervisie- of therapietraject worden door mij bewaard in de behandelovereenkomst.
Overige persoonsgegevens:
- De doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt:
Behalve de AVG, is de beroepscode van mijn beroepsverenigingen het NVPA en de LVSC alsmede het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:
- Dossierplicht
Op grond van de kwaliteitseisen van mijn beroepsverenigingen het NVPA en de LVSC houd ik een cliëntdossier bij. Hierin bewaar ik de getekende overeenkomsten en mijn persoonlijke aantekeningen.
- Bewaartermijn
De bewaartermijn voor mijn cliënten die voor psychosociale hulpverlening komen en via hun aan- vullende verzekering een deel van de kosten vergoed krijgen, is 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft). Mijn cliënten kunnen zelf aangegeven wanneer ze een andere bewaartermijn wensen te hanteren.
- Beroepsgeheim
Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode van mijn beroepsverenigingen, te weten het NVPA en de LVSC , een geheimhoudingsplicht. Subverwerkers van mijn praktijk zijn via een verwerkersovereenkomst aan geheimhoudingsplicht gebonden.
3a Meldcode huiselijk geweld of kindermishandeling
Voor mij als therapeut geldt dat ik verplicht ben het nationale stappenplan te volgen wanneer er vermoedens zijn van huiselijk geweld of kindermishandeling.
3b. Hoe ik cliënten informeer over de vastlegging van persoonsgegevens
Deze informatie licht ik mondeling toe en wordt ook gemeld in de algemene voorwaarden die mijn cliënten van te voren krijgen en ondertekenen. Op mijn website is deze informatie ook te vinden.
- Wie heeft er toegang tot de cliëntdossiers?
Ik heb als enige toegang tot de dossiers. Vanuit de beroepscode van het NVPA heb ik een beroepsgeheim. Ik bespreek soms met collega’s of mijn intervisiegroep casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.
In geval van ernstige, langdurige ziekte of overlijden, worden mijn cliënten hierover geïnformeerd door mijn partner Jessica Fun-Albarda die facturatie en agendabeheer onder zich heeft (via een verwerkersovereenkomst aan geheimhoudingsplicht gebonden). Zij heeft geen toegang tot de inhoudelijke gegevens in de dossiers, alleen tot de contactgegevens. Indien gewenst kan het dossier doorverwezen worden naar collega Kees de Groot van Embden (via een verwerkersovereenkomst en de beroepsvereniging NVPA aan geheimhoudingsplicht gebonden).
- De beveiliging van persoonsgegevens
Ik werk met een cliëntendossier. Dit wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
Ik maak regelmatig een back-up van mijn bestanden via een beveiligde externe harde schijf. Doordat ik regelmatig de laatste versie van mijn software installeer, zorg ik ervoor dat mijn soft- ware optimaal beveiligd is.
- De volgende externe personen of bedrijven behoren tot de groep verwerkers behoren waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten:
Partijen waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten zijn:
Mijn partner Jessica Fun-Albarda die agendabeheer en facturatie verzorgd.
Mijn administratief en fiscaal kantoor Cijferadvies Leiden
Mijn vervanger bij langdurige ziekte of overlijden collega Kees de Groot van Embden
- Datalekken :
Toelichting op deze stap:
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.
Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoons- gegevens zijn gelekt).
Voorbeelden van datalekken zijn: een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker.
Wanneer moet u een datalek melden?
U hoeft een datalek alleen te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als een aanzienlijke kans be- staat dat dit gebeurt. Dat is het geval als er bij het datalek ofwel persoonsgegevens verloren zijn gegaan (ze zijn voor u niet meer terug te halen en er was geen back-up) ofwel onrechtmatige ver- werking van de persoonsgegevens niet is uit te sluiten (iemand heeft mogelijk toegang (gehad) tot de persoonsgegevens terwijl diegene daartoe niet bevoegd was en u hebt geen controle over wat diegene met de gegevens heeft gedaan of nog zal doen).
U hoeft de betrokkenen (de cliënten van wie u gegevens verwerkt) alleen te informeren als een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. Dat kan het geval zijn als er gegevens van gevoelige aard zijn gelekt (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) die door derden kunnen worden misbruikt.
Ik begrijp wanneer ik een datalek moet melden en zal daar naar handelen.
Ik word tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest bij mijn boekhouder.